Langkah Dalam Menyusun SOP Manajemen Retail

Apakah perusahaan Anda adalah perusahaan yang bergerak dalam manajemen retail? Sudahkan perusahaan Anda memiliki SOP (Standard Operating Procedure) yang tepat untuk mengakomodasi proses aplikasi dari manajemen retail di unit usaha Anda?

Sangat salah, apabila dalam proses usaha Anda, Anda lupa dalam melakukan proses penyusunan SOP. Pihak manajemen akan terjebak ke dalam proses kerja yang bermasalah secara berulang, dimana perusahaan lupa kalau unit usaha yang dijalankannua membutuhkan konsistensi yang tepat untuk dapat mengoptimalkan proses operasional dari unit usaha manajemen retail yang dimaksudkan tersebut.

Lalu bagaimana langkah yang tepat bagi perusahaan ketika akan melakukan proses penyusunan SOP untuk usaha manajemen retail.

(1) Kenali Produk Anda dan Konsumen Anda
Salah satu langkah awal yang perlu untuk dijalankan dalam penyusunan SOP adalah proses untuk menyusun business process. Dalam melakukan proses penyusunan business process, perusahaan harus memperhatikan bahwa tahapan ini harus dilakukan dengan mengikuti flow/ alir pelanggan. Bagaimana karakteristik pelanggan ketika memasuki outlet serta bagaimana proses pembelian dijalankan. Proses ini kemudian dideskripsikan ke dalam suatu bentuk alir proses yang kemudian didetailkan dalam suatu bentuk business process.
Pemahaman mengenai produk sangat penting terkait dengan proses urgensi dari suatu proses dijalankan untuk memastikan bagaimana proses penampilan visual dijalankan dalam mengembangkan bagaimana produk itu sendiri dapat dikenali oleh konsumen Anda. Unsur kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan pelanggan juga menjadi proses yang penting.

(2) Kenali supplier Anda
Outlet retail sebernarnya adalah perpanjangan sistem supply chain supplier Anda. Dimana diharapkan dengan menggunakan outlet Anda, supplier dapat mengoptimalkan penetrasi pasar mereka langsung kepada end user (pelanggan akhir). Menjadi tantangan yang sangat penting bagi perusahaan untuk dapat mengoptimalkan fungsi outlet tersebut ke dalam suatu bentuk kerjasama dan proses yang tepat. Namun di lain pihak apabila usaha Anda mengalami kesalahan dalam melakukan proses pemilihan supplier maka permasalahan yang muncul adalah (a) produk tersebut tidak terjual secara maksimal (b) Usaha Anda tertekan untuk menjalankan proses pengadaan secara tunai (c) kualitas dan merk Anda tidak terjaga. Kehati-hatian dan ketelitian dalam memilih produk serta supplier menjadi suatu strategi penting dalam menyusun SOP di perusahaan Anda.

(3) Sistem Supply Chain
Proses inventory adalah suatu aspek kritikal dalam manajemen retail. Pemastian bahwa inventory tersebut sesuai dan didukung oleh sistem pencatatan yang terupdate (terbarukan) adalah hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Bagaimana proses aplikasi supply chain dijalankan dalam perusahaan hal tersebut adalah bagian yang sangat penting terkait dengan ketertiban administrasi. Evaluasi harus dilakukan berkelanjutan dengan menggunakan data yang obyektif, perbaikan harus dijalankan secara terus-menerus. Dengan data ini, Anda dapat melakukan proses analisis untuk dapat melihat kapan waktu yang tepat untuk melakukan program promosi terkait dengan usaha menurunkan nilai stock dan meningkatkan penjualan.

(4) Pelatihan Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia adalah kunci utama dan strategis dalam proses pengembangan usaha manajemen retail. Keberhasilan dari Anda melakukan proses seleksi dan pengembangan juga menjadi bagian penting dalam meningkatkan motivasi dan lingkungan positif bagi pelanggan ketika masuk ke outlet. Tetapkan sistem insentif yang tepat dan optimal terkait dengan proses pengembangan sumber daya manusia di dalam unit kerja Usaha Anda.

Apabila Anda bingung dengan tahapan proses tersebut, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat disertai dengan mengikuti program-program pelatihan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pelatihan HACCP untuk Industri Plastik

Tantangan terbesar dalam industri kemasan saat ini adalah bagaimana industri ini dapat mengakomodasi kebutuhan keamanan pangan bagi industri pangan. Dimana selain bahan baku, kemasan juga memberikan dampak resiko terhadap keamanan pangan dalam produk pangan. Beberapa bahaya diidentifikasi dapat muncul dari kemasan yang tidak sesuai dengan standar. Salah satunya adalah bahaya kimia, dimana komponen-komponen bahaya pangan tersebut dapat berintegras dan mengkontaminasi produk pangan.

Akhirnya, beberapa industri pangan mempersyaratkan bahwa kemasan khusus kemasan primer yang menyentuh pada produk harus memenuhi standar persyaratan keamanan pangan. Salah satunya adalah persyaratan keamanan pangan harus dapat dipastikan sudah memiliki sertifikasi HACCP. Namun sebelum melakukan proses sertifikasi HACCP, ada baiknya dilakukan program pelatihan HACCP untuk industri pangan.

Pelatihan HACCP untuk industri plastik dilakukan dua hari pelatihan, dengan silabus sebagai berikut:

Hari Pertama

(1) Pemahaman mengenai HACCP, GMP dan SSOP

(2) Pengenalan karakter plastik dan jenis plastik

(3) Dasar-dasar HACCP

(4) Langkah-langkah membuat HACCP Manual

Hari Kedua

(1) Workshop menyusun manual HACCP

(2) Proses pembuatan SOP untuk Sanitasi dan GMP

(3) Kerja Berkelompok

Pelatihan yang efektif dapat menghasilkan sumber daya manusia yang dapat mengoptimalkan kinerja sistem manajemen keamanan pangan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengembangan Program BRC dalam Industri Pangan

Dalam kondisi kompetitif seperti saat ini, proses dan penanganan Sistem Keamanan Pangan menjadi penting untuk dapat menjadi lebih unggul dibandingkan dengan industri lainnya. Kualitas produk dan daya saing harga yang menjadi pertimbangan penting tidaklah menjadi hal utama lagi, apabila keamanan pangan yang dimiliki tidak sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan.

Banyak kasus menunjukkan bahwa konsep terhadap Sistem Manajemen Keamanan Pangan adalah investasi yang mahal, dan tidak memberikan efek signifikan dalam perusahaan. Apabila muncul paradigma seperti yang dimaksud, besar kemungkinan perusahaan itu hanya mengejar sertifikasinya saja bukan kepada perbaikan berkelanjutan. Berikut adalah lima (5) manfaat dari proses aplikasi BRC dalam perusahaan industri pangan.

(1) Memberikan suatu bentuk Sistem Manajemen Mutu
Secara prinsip hal yang paling mendasari dari semua sistem adalah konsep kekuatan mutu, dimana perusahaan diminta untuk mendefinisikan aspek mutu yang dimiliki dari perusahaan itu untuk kemudian dikembangkan ke dalam status penanganan implementasi organisasi. Banyak hal yang menarik apabila ingin dilihat dalam bentuk aplikasi ini adalah adaptasi dari ISO 9001:2008. Dimana secara tidak langsung dengan perusahaan menerapkan sistem BRC maka perusahaan tersebut akan menerapkan ISO 9001.

(2) Mengembangkan struktur sistem keamanan pangan yang teknis
Berbeda dengan ISO 22000, secara teknis GFSI (Global Food Safety Initiative) mengklaim bahwa BRC adalah salah satu sistem yang disetujui dalam penerapan operasional nya dibandingkan dengan ISO 22000. Secara otomatis apabila perusahaan Anda menerapkan BRC maka perusahaan Anda itu sendiri mengembangkan konsep GFSI.

(3) Aplikasi dan pengembangan manajemen operasional lingkungan hidup
Dalam BRC sistem pengendalian dan penanganan limbah menjadi suatu operasional dari tatanan pengendalian lingkungan hidup. Nilai kepatuhan yang menjadi suatu standar persyaratan membuat perusahaan secara tidak langsung dapat mengaplikasikan program ISO 14001 ke dalam manajemen operasional perusahaan melalui BRC.

(4) Pembentukan budaya perusahaan
Dalam strategi BRC aspek pelatihan dan kompetensi merupakan persyaratan yang utama. Dimana suatu unsur pengembangan budaya perusahaan menjadi titik tolak yang penting suatu sistem tersebut diaplikasikan. Program evaluasi pelatihan dan pengembangan sistem kompetensi menjadi persyaratan utama yang paling penting dalam proses aplikasi.

(5) Sistematis pencatatan
Program BRC menuntut adanya tahapan pencatatan yang urut dan sistematis sehingga tahapan operasional baik untuk kebutuhan kualitas maupun keamanan pangan menjadi nilai terpenting dalam aplikasi implementasi program BRC tersebut.

Tertarik untuk menerapkan program BRC dalam mengembangkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam perusahaan Anda. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mendukung implementasi sistem dalam perusahaan Anda. (Amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pelatihan HACCP untuk Jasa Katering dan Food Service

Banyak perusahaan penyedia makanan, khususnya untuk penyedia jasa pelayanan terhadap layanan pengolahan makanan siap saji seperti katering, restauran dan hotel belum menyadari betapa pentingnya penerapan sistem HACCP dalam aplikasi dan operasional pengelolaan manajemen jasa penyedia jasa pengelola produk makanan.

Bagaimana bentuk pelatihan yang sebaiknya dilakukan agar pelaku jasa penyedia katering dan food service ini dapat memahami secara detail mengenai konsep HACCP.

Pelatihan itu sendiri harus dapat menjelaskan:

(1) Pengertian mengenai HACCP

Keunikan dari HACCP yang merupakan modifikasi antara suatu bentuk konsep pengembangan saintis (keilmuan) yang dipandu dengan manajemen adalah suatu konsep menarik untuk melihat bagaimana suatu teori diimplementasi dan dikelola dalam manajemen operasional industri pangan.

(2) Pemahaman Teknik dan Prinsip HACCP

Bagaimana peserta pelatihan harus dapat memahami teknik penyusunan dan aplikasi penerapan HACCP ke dalam manajemen operasional yang ditetapkan dalam perusahaan. Sisi menarik dari suatu konsep pengelolaan manajemen inilah yang menjadi nilai penting karena prinsip dan teknik ini akan berbeda dalam proses aplikasinya pada tiap industri yang ada.

(3) Kesadaran Keamanan Pangan

Hal yang paling penting yang harusnya disadari oleh suatu industri jasa katering adalah melihat kepentingan keamanan pangan sebagai bentuk pengembangan manajemen operasional yang harus diaplikasikan di dalam perusahaan.

Walaupun tidak melanjutkan ke dalam bentuk mekanisme sertifikasi, namun ada baiknya suatu perusahaan industri jasa penyedia makanan menggunakan sistem HACCP sebagai nilai lebih dalam konsep kompetitif dalam bisnis dan kepuasan pelanggan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Implementasi ISO: Bukan Hanya Sekedar Sertifikasi

Banyak perusahaan yang salah dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan proses pengambilan sertifikat ISO, dimana perusahaan-perusahaan tersebut melakukan proses pengambilan sertifikat hanya untuk kebutuhan tertentu saja yang nota bene untuk mengembangkan pemasaran usaha mereka bukan kepada peningkatan terhadap internal perusahaan. Lalu apa manfaat dari suatu program sertifikasi itu sendiri?

(1) Proses penyusunan sistem dalam perusahaan

Standar dari ISO itu sendiri merupakan suatu bentuk pengembangan dari suatu sistem operasional dalam perusahaan. Dimana sistem yang sudah dibentuk dipastikan teraudit untuk dapat terevaluasi sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan berdasarkan kriteria yang dipersyaratkan dalam Standar ISO itu sendiri.

(2) Proses pengukuran proses kerja
Dalam penerapan ISO, evaluasi dengan metode terukur menjadi suatu bentuk persyaratan untuk dapat melihat bahwa budaya untuk memastikan perbaikan secara terus menerus dilakukan. Proses evaluasi dilakukan secara rutin sebagai bentuk untuk memastikan bahwa proses tindak lanjut dijalankan untuk memastikan pencapaian target berikutnya dapat secara terus menerus dijalankan.

(3) Perbaikan pengembangan budaya perusahaan
Penerapan ISO, dapat memberikan dampak positif dalam arti pengembangan profesionalisme dan memastikan adanya budaya pembelajaran yang tidak pernah berhenti dalam perusahaan. Budaya pembelajaran ini dijalankan untuk dapat memastikan bagaimana suatu perusahaan dapat menyusun suatu mekanisme perbaikan agar perbaikan dari unit usaha dapat dijalankan sesuai dengan standar persyaratan.

Bagamana dengan perusahaan Anda sendiri, apabila perusahaan Anda sudah menjalankan implementasi sistem ada baiknya dilakukan refreshment implementasi agar target dari aplikasi penerapan sistem tidak hanya sekedar sertifikasi saja. (Amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Program Pelatihan dan Pengembangan Program BRC dalam Perusahaan

Konsep dan pemahaman terkait dengan program BRC atau British Retail Consortium adalah menggabungka konsep kesesuaian akan standar keamanan pangan HACCP dengan Sistem Manajemen Mutu.  Sedikit berbeda dengan ISO 22000 yang berangkat dari konsep adaptasi penggabungan ISO 9001:2008 dan HACCP, konsep dari BRC itu sendiri sangat terkait dengan mekanisme perkembangan dari regulasi keamanan pangan itu sendiri.

Sehingga meskipun terdapat konsep manajemen namun aspek fundamental menjadi bagian yang penting dalam penyusunan program BRC dalam perusahaan.  Aspek fundamental itu sendiri meliputi salah satunya kesesuaian dan ketepatan dari kondisi konstruksi bangunan yang ada dalam bagian program pengembangan BRC yang dimaksudkan tersebut.

Silabus pelatihan BRC (British Retail Consortium) versi 6 akan menginformasikan beberapa bagian.

(1) Sejarah dari perkembangan BRC

(2) Kesesuaian dan checklist persamaan BRC dengan klausul ISO 22000

(3) Pembahasan bab dari setiap ketetapan BRC, seperti:

– HACCP System

– Quality Management System

– Factory environment standard

– Product control

– Personnel Hygiene

Diharapkan dengan program pelatihan yang tepat. Implementasi Sistem BRC dalam perusahaan dapat berjalan secara optimal dan tepat sasaran. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)