Monthly Archives: July 2012

Mengembangkan Audit SOP dalam Perusahaan

Banyak perusahaan yang sudah melaksanakan Standard Operating Procedure, namun tidak menjalankan fungsi audit internal di dalamnya.  Menjadi suatu kebutuhan dan pengembangan yang sangat penting dalam perusahaan untuk dapat memastikan bahwa proses implementasi dari Standard Operating Procedure dilakukan dengan melakukan proses pengkajian terkait dengan kesesuaian penerapannya.

Proses audit internal menjadi bagian yang sangat penting dalam kegiatan pengkajian terhadap Standard Operating Procedure yang ada dalam perusahaan.  Lalu bagaimana proses dari pengembangan program SOP itu sendiri dijalankan.

Adapun tahapan proses yang ditetapkan dalam kegiatan SOP ini adalah sebagai berikut:

(1) Menyusun tim audit

Perusahaan harus menetapkan tim audit internal yang memiliki fungsi dan tanggung jawab penuh dalam menjalankan kegiatan audit dalam perusahaan.  Perumusan terhadap anggota tim audit dijalankan dengan memastikan proses pemilihan auditor yang kompeten dalam menjalankan fungsi audit internal yang dimaksud dalam perusahaan tersebut.  Proses penanganan dalam proses ini dapat dijalankan melalui program pelatihan ataupn program pengembangan kompetensi yang dapat dilakukan secara internal dan eksternal.

(2) Menjalankan program audit

Kegiatan audit ini harus dipastikan dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan dan dijalankan dalam perusahaan.  Kegiatan audit ini meliputi program perencanaan audit, pelaksanaan audit dan penyusunan laporan audit.  Proses audit harus dilakukan secara sampling namun mendetail.  Proses interview dan observasi juga perlu untuk dijalankan terkait dengan sistem yang diaplikasikan itu sendiri.

(3) Menyusun tindak lanjut hasil audit

Mengembangkan dan mengelola hasil audit.  Bagaimana suatu tahapan proses dikembangkan untuk memastikan bahwa kegiatan audit tersebut dijalankan sesuai dengan standar persyaratan.  Setiap laporan hasil audit harus dijalankan dengan mengikuti proses tindak lanjut yang dipersyaratkan dalam kegiatan audit itu sendiri.

Melihat dari tingkat kebutuhannya, akan sangat penting bagi perusahaan yang telah menerapkan SOP untuk dapat menjalankan SOP sesuai dengan kebutuhan yang dipersyaratkan oleh perusahaan.  Proses pengembangan dan implementasi SOP akan menjadi nilai penting dari implementasi sistem yang dijalankan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Advertisement

Menjadi Auditor ISO 9001:2008 yang Tepat dan Efektif

Salah satu proses yang muncul dalam penerapan Sistem ISO 9001:2008 adalah proses audit internal.  Dalam penerapan sistem audit internal salah satu persyaratan yang diwajibkan bahwa suatu organisasi harus memperhatikan kualifikasi individu yang menjadi auditor secara tepat.  Lalu bagaimanakah cara yang tepat untuk memiliki tim internal auditor yang baik dan efektif?

Hal pertama: melakukan proses pelatihan internal auditor

Perusahaan ataupun organisasi yang akan memiliki tim auditor disarankan untuk melakukan program dan kegiatan internal auditor, artinya training harus dijalankan agar tim auditor dapat memahami secara efektif tata cara dari pelaksanaan audit serta yang terpenting adalah pemahaman dari klausul yang ada dalam ISO 9001:2008 itu sendiri.  Teknik dan tata cara penyusunan checklist audit serta laporan yang merupakan dari hasil kegiatan audit itu sendiri.

Hal kedua: melakukan proses dan teknik implementasi kegiatan audit

Proses kedua ini adalah bagian terpenting dari suatu proses pengembangan dan pelatihan tim internal audit.  Dimana perusahaan/ organisasi melakukan suatu tahapan implementasi langsung dalam menilai kemampuan auditor.  Pelatihan tidak akan bermanfaat tanpa disertai dengan jam terbang yang akan mendukung dari kegiatan internal audit itu sendiri.

Hal ketiga: Evaluasi dari tim internal audit

Dimana dari setiap tahapan dan kegiatan audit yang dijanlankan, auditor dilakukan proses evaluasi terhadap performa audit yang dimilikinya mencakup pada kemampuan teknis audit, pemahaman dari area proses kerja, teknik berkomunikasi kepada auditee dan penyusunan laporan.  Proses tindak lanjut perlu untuk dilakukan untuk meningkatkan performa auditor seperti penyediaan pelatihan ulang, penambahan jam audit serta program coaching yang dibutuhkan dari kegiatan audit.

Lakukan proses perumusan dan pengembangan kompetensi yang tepat dari program audit internal yang ditetapkan oleh perusahaan/ organisasi Anda.  Kembangkan dan lakukan proses referensi eksternal yang tepat untuk memastikan adanya peningkatan bisnis yang sesuai dan optimal dalam bisnis Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Aplikasi Psikometri dalam Penetapan Standar Kompetensi

Ketika akan mengembangkan model kompetensi dalam perusahaan, apakah perusahaan seharusnya terjebak dalam kondisi konsep kompetensi dengan dasar teoritis atau melakukan proses evaluasi desain dengan dasar best practice.  Ketika akan menetapkan suatu komponen kompetensi, dimana kompetensi yang ditetapkan yang terkait dengan hard competency dan soft competency.  Lalu bagaimana tahapan dan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam proses penyusunan soft competency tersebut?

Soft competency memiliki keunikan yang sedikit berbeda dengan hard competency.  Keunikan soft competency yang memiliki karakteristik intangible membuat proses dan program penyusunannya memiliki sedikit keunikan dibandingkan dengan hard competency.  Teknik penyusunan harus dilakukan dengan konsep dan tingkat kehati-hatian yang tinggi, dimana dilakukan dengan penyusunan metode evaluasi kondisi yang terpetakan saaat ini dan penetapan kondisi ideal.

Penggunaan konsultan yang digunakan untuk melakukan proses penetapan  yang terkait dengan soft competency dalam menetapkan standar dan model kompetensi.  Dimana proses penyusunan standar kompetensi yang dijalankan dengan melakukan proses pengumpulan data seperti dalam bentuk penyusunan kuesioner dan melakukan proses Focus Group Discussion.  Dari kedua proses itu kemudian dilakukan menetapkan standar kompetensi.  Proses penyusunan profil soft competency untuk memastikan standar kompetensi sesuai dengan standar persyaratan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Merumuskan Kekuatan Bisnis

Dalam menentukan langkah strategi dalam perusahaan, mengapa perusahaan tidak menjalankan suatu konsep pemahaman mengenai kekuatan bisnis dari perusahaan itu sendiri. Apakah Anda sudah familiar dengan informasi mengenai SWOT Analysis.  Konsep dan pemahaman SWOT Analysis adalah suatu proses yang dilakukan untuk menganalisis kekuatan bisnis yang ada dalam perusahaan.  Pertimbangan untuk analisis ini dilakukan dengan melakukan analisis dari segi internal dan eksternal perusahaan.

1. Penetapan segi internal perusahaan

Melakukan proses pengkajian yang terkait dengan konsep internal perusahaan yang berhubungan dengan konsep Strength dan Weakness, dimana konsep Strength adalah kekuatan internal yang dimiliki oleh perusahaan dimana nilai kekuatan tersebut meliputi nilai dan budaya perusahaan, pengelolaan sumber daya manusia, segmentasi produk dan segmentasi marketing serta kekuatan modal perusahaan, demikian terkait dengan status informasi yang berkaitan dengan konsep weakness (kelemahan) dari sisi internal perusahaan yang berhubungan dengan aspek yang berlawanan dengan kekuatan.  Melakukan proses perhitungan kalkulasi yang terkait dengan status pengukuran yang ditetapkan dari hasil perhitungan selisih antara nilai strength dengan nilai weakness.

2. Penetapan segi eksternal perusahaan

Melakukan proses pengkajian yang berhubungan dengan proses pengukuran dan evaluasi perusahaan dengan melihat kapasitas yang termuat dalam aspek eksternal yang ada perusahaan. Dimana aspek yang dimaksud tersebut adalah opportunity yaitu peluang yang muncul dalam perusahaan yang kemudian ditetapkan dalam fungsi strategi, konsep opportunity yang dimaksud adalah peluang dari pasar, keberterimaan pelanggan, prilaku masyarakat yang positif, kebijakan perusahaan yang mendukung, segmentasi yang unik dan aspek strategi kekuatan eksternal lainnya.  Sedangkan aspek threat atau ancaman adalah adanya suatu kompetisi bisnis atau hambatan bisnis yang memberikan dampak negatif dalam perusahaan.  Lakukan proses kalkulasi untuk mendapatkan evaluasi status overall yang muncul dalam kalkulasi dari konsep pengembangan eksternal perusahaan tersebut.

3. Melakukan proses penetapan strategi bisnis

Lakukan penyusunan dan perhitungan status kalkulasi rasio antara external dan internal, dimana akan mempengaruhi jenis strategi yang ditetapkan dalam bisnis.

Lakukan proses pemetaan kekuatan bisnis dalam perusahaan Anda sebagai dasar dari perencanaan dan pengembangan bisnis perusahaan Anda.  Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk memastikan proses pemetaan kekuatan bisnis dapat dijalankan secara obyektif. (amarylliap@gmail.com, 08129369926(