Tag Archives: Konsultan SOP

Menyusun SOP untuk Sektor Industri

Adalah suatu hal yang penting dan strategis bagi setiap perusahaan dalam memiliki sistem yang reliable dan efektif. Begitupula pada sektor manufacturing, dimana tingkat kebutuhan dan kepentingan untuk menyusun Standard Operating Procedure adalah hal yang sangat penting untuk dijalankan.

Lalu bagaimana langkah-langkah yang harus dilakukan dalam menyusun SOP khusus untuk sektor industri dan manufacturing:

(1) Lakukan proses pembelajaran alir proses produksi
Hal yang terpenting yang dapat dijalankan untuk melakukan proses penyusunan SOP adalah menetapkan alir proses dalam kegiatan produksi. Pelajari karakter operasional dari proses produksi yang dijalankan untuk kemudian memastikan bagaimana tahapan proses produksi dijalankan.

(2) Lakukan proses identifikasi terhadap business process
Pelajari proses operasional secara menyeluruh, termasuk di dalamnya adalah tata cara penjualan yang dijalankan dalam proses operasional produksi. Untuk kemudian mendapatkan ketetapan operasional proses untuk kemudian menetapkan SOP yang akan dibentuk.

(3) Pemahaman metodologi perencanaan produksi
Di dalam kegiatan produksi, adalah sangat penting untuk menetapkan perencanaan dalam proses produksi. Pembentukan PPIC (Production Planning dan Inventory Control) adalah sangat penting untuk memastikan bagaimana suatu proses produksi akan dijalankan secara tepat dan akurat.

(4) Proses penyusunan laporan produksi
Bagaimana tata cara dan mekanisme laporan produksi dijalankan, untuk memastikan bahwa laporan produksi tersebut itu akurat maka harus dipastikan adanya sistem verifikasi yang tepat dan optimal.

(5) Kaitan dengan Budget Operasional
Penyusunan SOP yang tepat dapat kemudian memastikan bahwa operasional perusahaan dapat dipastikan terukur dan terencana secara optimal dan akurat. Kembangkan format dan pengukuran-pengukuran yang tepat agar budget operasional perusahaan Anda dapat dikendalikan secara tepat dan maksimal.

Menarik untuk dicermati bagaimana suatu perencanaan operasional dapat dikendalikan secara tepat dan maksimal. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat dan optimal untuk memperbaiki sistem manajemen perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengenal Struktur Organisasi Berbasiskan Matrix

Apakah perusahaan yang Anda miliki sekarang sedang dalam masa pertumbuhan atau perkembangan yang pesat? Apakah perusahaan Anda adalah suatu unit usaha yang menghasilkan jasa?

Bagi suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa, pertumbuhan usaha dapat menjadi bumerang yang merusak konsep organisasi Anda. Dimana pertumbuhan usaha, kadangkala membutuhkan peningkatan kualitas, kompetensi bahkan kuantitas dari sumber daya manusia. Pengembangan organisasi yang salah dapat menyebabkan tingginya beban biaya operasional sumber daya manusia namun tidak dapat membantu pengembangan strategis dari usaha itu sendiri.

Salah satu alternatif yang mungkin dapat dipertimbangkan bagi organisasi adalah dengan cara mengembangkan organisasi dengan membentuk struktur matrix. Apa yang dimaksud dengan struktur matrix? Struktur matrix dibuat dengan menyeimbangkan antara operational service yang ditetapkan, sistem penjualan maupun fungsi administrasi. Dimana posisi administrasi adalah posisi back office yang dipersyaratkan untuk menjalankan seluruh fungsi administrasi dan keuangan perusahaan secara tepat. Sedangkan fungsi marketing berguna mengembangkan bisnis, konsep pemasaran, pengembangan kemitraan serta mengoptimalkan nilai investasi dari perusahaan.Fungsi service dijalankan untuk menjalankan fungsi operasional perusahaan secara tepat dan sehat.

Apakah Anda tertarik untuk mengembangkan struktur organisasi seperti ini? Lakukan proses pencarian referensi eksternal secara tepat untuk dapat mengoptimalkan proses bisnis dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Membentuk Tim Change Management Secara Strategis

Ketika perusahaan melakukan perubahan terhadap sistem aplikasi program ataupun penerapan sistem baru (seperti Standard Operating Procedure), ada baiknya perusahaan menyiapkan program change management yang tepat dan strategis ketika akan menjalankan konsep perubahan tersebut. Konsep change management ditetapkan sebagai bentuk aplikasi perubahan pada tim yang ada dalam organisasi untuk kemudian menjalankan sistem yang dimaksudkan tersebut.

Beberapa tahapan penting yang harus dijalankan dalam menyusun program change management tersebut:

(1) Penetapan tim change management

Bagaimana proses penetapan terhadap change management tersebut dijalankan? Proses penyusunan tim harus dijalankan dengan menggunakan struktur yang tepat dan strategis. Penetapan fungsi manager, leader dan pelaksanaan harian dari suatu proses tanggung jawab sistem adalah penting untuk dijalankan.

(2) Program pelatihan

Change management team harus dipastikan memahami sistem secara tepat dan akurat. Program penetapan sistem secara strategis harus dijalankan untuk memastikan bahwa program pelatihan tersebut diikuti dengan konsep motivasi, leadership dan kemampuan audit. Dalam proses penerapan sistem kadangkala organisasi memiliki kecenderungan untuk kembali ke sistem sebelumnya dan tidak ingin menggunakan sistem yang baru. Dengan menggunakan tim change management adalah sangat tepat apabila tim tersebut secara konsisten memotivasi organisasi untuk menggunakan program yang dimaksud.

(3) Evaluasi dan Pelaporan

Tim secara kontinyu menjalankan kegiatan evaluasi dan pelaporan yang dianggap perlu untuk memastikan bahwa sistem terimplementasi secara tepat. Bagaimana pelaporan yang dimaksudkan tersebut dijalankan secara optimal, melakukan proses pencatatan apabila ditemukan tindak lanjut terhadap permasalahan sistem, begitu pula dengan tindakan perbaikan dan pencegahan yang perlu dijalankan.

Ada baiknya perusahaan menggunakan referensi eksternal yang tepat dan strategis ketika akan menjalankan perubahan sistem, pembentukan program change management adalah tepat dan optimal sehinggan sistem dapat dijalankan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Set Up Sistem Pengembangan Supplier

Banyak perusahaan yang melihat bahwa hubungan antara supplier dan perusahaan hanya dipastikan terprioritas pada keuntungan perusahaan saja, padahal terdapat aspek strategis yang penting yang perlu untuk dioptimalkan terkait dengan pengembangan strategi pada pemasok.

Dengan berkembangnya manajemen dari pemasok, secara pasti perusahaan juga menjalani suatu keuntungan dan perbaikan kualitas yang mampu masuk ke dalam pengembangan usahanya. Bagaimana perusahaan dapat menyusun sistem yang dapat mengembangkan nilai strategis dari pengembangan pemasok?

(1) Penerapan Sistem Seleksi yang Tepat
Dengan sistem seleksi yang tepat, perusahaan dapat secara obyektif dan strategis memilih pemasok yang akan masuk ke area proses operasional. Apabila secara bisnis, pemasok tersebut adalah pemasok tunggal yang sulit untuk tergantikan maka proses seleksi dapat dijalankan dengan sistem klasifikasi nilai/ grade.

(2) Program Pelatihan
Mengaplikasikan program pelatihan terintegrasi dan terpadu untuk dapat mengoptimalkan kapasitas dan kompetensi dari pemasok. Perusahaan ada baiknya meminta pemasok untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu, seperti ISO 9001 untuk dapat membantu meningkatkan kualitas dan menjamin konsistensi kualitas dari output produk yang ada pada pemasok.

(3) Audit Pemasok
Menjalankan fungsi audit sistem yang dijalankan oleh pemasok juga dapat membantu perusahaan untuk mendapatkan hasil/output produk yang berkualitas baik. Ada baiknya kegiatan audit pemasok ini disusun dengan kriteria-kriteria yang mencakup dalam kegiatan sistem manajemen operasional perusahaan.

(4) Evaluasi Pemasok
Melakukan program evaluasi untuk dapat memastikan adanya pengukuran yang tepat terhadap kinerja pemasok selama pemasok tersebut menjalankan fungsi pasokan ke perusahaan.

Kembangkan sistem Supplier Development Program secara tepat, selain dapat membantu usaha Anda, sistem ini juga dapat membantu jaminan terhadap komitmen operasional pada usaha Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Tahapan Memperbaiki Perusahaan Keluarga

Hampir semua perusahaan besar, awalnya adalah perusahaan keluarga. Gambaran sederhana dari suatu usaha adalah konsep gotong royong dengan mengetengahkan kemajuan usaha bersama untuk kemudian mencapai keuntungan bersama-sama.


Secara prinsip, tidak ada yang salah dalam melakukan proses pengembangan usaha keluarga. Namun ketika usaha sudah menjadi besar, banyak masalah yang terkait dengan profesionalisme (khususnya dalam memastikan proporsional antara hak dan kewajiban). Lalu bagaimana cara yang paling tepat dalam menjalankan perusahaan keluarga?

(1) Menetapkan Sistem Operasional yang Tepat dan Optimal
Perusahaan dapat melakukan proses penyusunan SOP ataupun sistem dan standarisasi lainnya yang digunakan untuk memastikan bahwa sistem yang dimaksud dapat berjalan secara tepat. Perumusan antara hak dan kewajiban dikelola secara tepat sesuai dengan peranan individu dalam jabatan dan sistem operasional.

(2) Optimalisasikan fungsi HRD
Banyak perusahaan lupa mengenai peranan departemen ini ketika mengembangkan organisasi. Padahal fungsi dan peranan departemen ini sangatlah strategis dalam memastikan bahwa penyusunan hak dan kewajiban dijalankan sesuai dengan standar yang dipersyaratkan.

(3) Penetapan Performance Management
Pembuatan indikator prestasi untuk mengukur kinerja sangat penting. Bagaimana suatu pencapaian strategis ditetapkan sejalan dengan kebutuhan organisasi dalam mengembangkan posisinya.

Dengan menjalankan tiga komponen yang dimaksudkan tersebut, tidak jarang banyak perusahaan keluarga dapat beralih menjadi suatu perusahaan yang memiliki manajemen profesional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penetapan Kontrak Kerja dalam Perusahaan

Di dalam perusahaan adalah suatu hal yang penting dalam menyusun rumusan kontrak kerja antara perusahaan dengan karyawan. Perusahaan dan karyawan harus secara cermat dalam melakukan proses pengkajian terhadap rumusan kontrak kerja yang telah dibuat.

Dalam beberapa hal, proses dan faktor yang perlu dipertimbangkan ketika melakukan perumusan kontrak kerja adalah sebagai berikut:

(1) Kesesuaian dengan peraturan dan perundangan
Ada baiknya ketika melakukan proses penyusunan kontrak kerja, perusahaan terlebih dahulu mempelajari aturan terkait dengan status persyaratan perundangan. Agar penetapan kontrak kerja tidak bermasalah atau dapat menjadi delik hukum.

(2) Kesesuaian dengan prinsip status kepegawaian
Pastikan jenis status kepegawaian yang ditetapkan untuk karyawan tersebut, apakah akan menjadi karyawan tetap, kontrak, freelance atau harian lepas. Setiap jenis karyawan tersebut memiliki perumusan kontrak yang berbeda.

(3) Pastikan informasi mengenai hak dan tanggung jawab
Tetapkan mengenai hak dan tanggung jawab yang dipersyaratkan pada karyawan yang dimaksud. Termasuk di dalamnya adalah kaitan dengan penetapan jaminan kerahasiaan yang harus dijaga oleh karyawan ketika bekerja.

(4) Penetapan status kode etik dan peraturan perusahaan
Aturan terhadap kode etik dan peraturan perusahaan, juga harus dipastikan tersedia sebagai jaminan agar karyawan tidak melihat kontrak, peraturan dan kode etik adalah hal yang terpisah.

Bagaimana di perusahaan Anda, apakah kontrak sudah terumuskan dengan tepat? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan perumusan kontrak kerja. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bijak Dalam Menyusun Sistem Kompensasi

Penetapan gaji dalam perusahaan adalah suatu nilai kritikal yang harus diperhatikan oleh setiap pemegang kebijakan dalam perusahaan. Banyak hal menunjukkan bahwa dengan formulasi gaji yang tepat, maka tingkat motivasi dari karyawan sendiri dapat meningkat. Bagaimana hal tersebut sangat menarik untuk dicermati bahwa banyak hal dalam peningkatan kinerja bukan hanya disebabkan oleh gaji karyawan itu sendiri.

Namun, apa pun itu menjadi suatu strategi yang penting untuk lebih memperhatikan penetapan formulasi kompensasi sebagai suatu hal yang penting yang tidak boleh dilupakan dalam aspek pengembangan bisnis dalam perusahaan.

Strategi (1): Tetapkan Grade Jabatan Per Posisi
Hal yang terpenting dalam proses pengembangan suatu posisi atau jabatan, adalah dengan melakukan proses evaluasi jabatan untuk mendapatkan grade dari setiap posisi jabatan yang ada. Penetapan grade dapat dilakukan dengan menggunakan evaluasi Jabatan dengan motede Hay dimana dilakukan proses analisis per jabatan yang ada.

Strategi (2): Tetapkan fungsi tunjangan pada setiap jabatan yang ada
Lakukan proses pemisahan antara setiap jabatan berdasarkan pada tingkat resiko, aspek signifikan kepada pelanggan serta resiko dari pekerjaan tersebut. Ada baiknya untuk memisahkan antara core process dan support process. Lakukan proses penetapan tunjangan ataupun insentif yang dibutuhkan terkait dengan jabatan yang dimaksud.

Strategi (3): Lakukan proses penetapan mekanisme untuk proses kenaikan gaji. Tetapkan prosedurnya dalam bentuk mekanisme pengukuran kinerja (SMUK), lakukan proses dengan metode Balanced Score Card sebagai contoh.

Lakukan pengembangan dengan ketiga strategi ini dengan tepat, maka proses penetapan sistem kompensasi akan sesuai dengan nilai produktivitas yang ditetapkan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Bagaimana KPI Dapat Mengubah Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan berkeinginan untuk mengembangkan budaya perusahaannya agar mencapai nilai optimal dan positif. Namun banyak perusahaan mengalami kesulitan ketika melakukan proses pengembangan budaya perusahaan.

Banyak penyebab yang menyebabkan budaya perusahaan sulit diubah, namun salah satu strategi yang penting dijalankan adalah dengan mengoptimalkan fungsi strategis dari performance management. Bagaimana perusahaan menggunakan kemampuan dan strategis pengukuran kinerja sebagai pengubah budaya?

Hal yang pasti dari perubahan itu sendiri terbentuk karena adanya pengukuran. Penetapan dan penyusunan yang terkait dengan kinerja perusahaan dioptimalkan sebagai bentuk penetapan ukuran sampai sejauh mana individu dari organisasi itu telah berubah.

Upaya pengukuran dengan suatu bentuk pengukuran yang obyektif adalah hal yang penting dalam meminimalkan konflik yang terbentuk dari perubahan. Data dan nilai kinerja terukur dalam bentuk bukti yang nyata. Penetapan skema indikator dari proses penetapan pengukuran ini adalah hal penting yang secara strategis dapat dikembangkan ke dalam fungsi operasional sistem.

Untuk menyusun KPI yang tepat bagi perusahaan, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Penyebab Kegagalan Dalam Menjalankan SOP

Banyak perusahaan mengakui bahwa keberadaan SOP adalah suatu hal yang sangat penting. Namun banyak perusahaan juga melihat bahwa untuk dapat mengimplementasikan SOP, hal yang muncul adalah tidak mudah. Mengapa SOP gagal terimplementasikan dengan baik?

Terdapat 3 (tiga) hal penting yang menyebabkan SOP gagal untuk terimplementasi dengan baik dalam perusahaan?

(1) Kesalahan Teknis dari SOP
SOP yang diciptakan ataupun disusun ternyata memberikan banyak kesulitan ketika memlakukan proses aplikasi teknis dari SOP itu sendiri. Banyaknya permasalahan yang muncul ketika implementasi dapat memberikan efek traumatis yang menyebabkan personel tidak menjalankan SOP.
Proses pendampingan secara profesional dapat membantu proses adopsi SOP tersebut untuk kemudian dapat dijalankan dalam teknis aplikasi operasionalnya.

(2) Prilaku Organisasi
Bagaimana kelompok dalam organisasi menerima sistem itu sendiri. Banyak kegagalan muncul akibat aspek prilaku organisasi tidak mau mengadopsi sistem secara tepat, dimana kelompok tertentu atau level tertentu dalam organisasi bersikeras untuk tidak menerima sistem yang baru. Pemahaman dan peranan agent of change adalah suatu nilai yang penting terhadap bagaimana suatu proses dan prilaku organisasi dalam perusahaan dapat berubah.

(3) Reward and punishment
Suatu konsistensi dari sistem sangat penting untuk dapat mengoptimalkan proses implementasi yang ditetapkan. Dimana dalam proses yang dimaksud harus dipastikan bahwa adanya suatu ketetapan dari segenap organisasi untuk menjalankan proses ini secara tepat dan efektif.

Apakah Anda kesulitan dalam mencari pendamping profesional dalam menjalankan SOP yang ada dalam perusahaan? Lakukan proses pencarian terhadap referensi eksternal untuk dapat mengoptimalkan peranan SOP dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Seleksi Supplier Kemasan dalam Industri Pangan

Bagi industri pangan, kemasan adalah suatu hal penting sebagai proses perlindungan terhadap makanan/ produk itu sendiri. Bahkan di beberapa produk pangan yang terkait erat dengan bisnis retail, kemasan adalah komponen utama dan termahal dalam penetapan komposisi nilai jual produk itu sendiri.

Melihat faktor strategisnya, banyak industri kemasan berlomba-lomba mengembangkan investasi dan produk untuk memasok produk pengemas. Karena nilai kebutuhan nya adalah sangat tinggi, belum lagi apabila berbicara untuk aspek pengembangan dalam bidang food service seperti jasa katering dan restauran.

Apabila Anda adalah pelaku dalam industri pangan, ada baiknya perusahaan Anda melakukan proses evaluasi terhadap pemasok produk kemasan dalam industri Anda. Terdapat faktor-faktor penting yang harus diperhatikan terkait dengan penetapan supplier untuk produk kemasan tersebut.

(1) Informasi Mengenai Komposisi Bahan Kimia dan Material Penyusun Komposisi Kemasan, dimana harus dipastikan bahwa komponen produksi dari kemasan tersebut sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dalam Codex ataupun US FDA. Pastikan status bahan baku dilakukan sesuai dengan standar persyaratan karakteristik allergent dan non allergent.

(2) Pemastian operasional perusahaan

Melakukan proses pengendalian operasional yang terkait dengan status penggunaan bahan baku dan tata cara proses yang ditetapkan dalam perusahaan. Dimana perusahaan harus memastikan bahwa proses produksi dijalankan dengan menggunakan bahan baku yang sesuai dengan standar persyaratan, yaitu diproduksi dengan menggunakan bahan baku yang tepat guna dan bukan berasal dari hasil daur ulang benda berbahaya.

(3) Sistem Operational Perusahaan

Melakukan proses pemeriksaan untuk memastikan adanya program sertifikasi manajemen keamanan pangan pada industri pemasok material kemasan Anda. Pastikan pemasok Anda sudah menggunakan standar sistem HACCP, ISO 22000, brc ataupun FSSC untuk memastikan bahwa proses operasional dijalankan sesuai dengan standar persyaratan.

Untuk lebih mengoptimalkan pelaksanaan manajemen keamanan pangan di perusahaan Anda, lakukan penetapan referensi eksternal yang tepat untuk memastikan bahwa produk Anda terjamin dalam sistem yang efektif dan tepat guna. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)