Tag Archives: training SOP

Penyusunan SOP dengan Pendekatan RCA

Banyak perusahaan mengalami kesulitan ketika harus menetapkan sistem operasional di dalam perusahaannya. Salah satu permasalah yang seringkali muncul adalah proses mengidentifikasi tahapan proses yang akan disusunkan SOP (Standard Operating Procedure). Dikarenakan kesalahan terhadap proses penyusunan SOP.

Lalu bagaimana proses penyusunan SOP yang tepat dan efektif dalam perusahaan. Salah satu pendekatan yang dampak memberikan efek signifikan terhadap dampak SOP adalah proses pemastian bahwa SOP tersebut dapat memberikan manfaat signifikan terhadap sistem menajamen operasional perusahaan.

Pendekatan RCA (Root Cause Analysis) dapat dilakukan dengan menjalankan tahapan sebagai berikut:

(1) Pendekatan Atas Proses

Root Cause Analysis melakukan analisis terhadap aspek paling penting dalam proses operasional. Inti penggerak atas keutuhan proses tergambar dalam pola pendekatan awal penyusunan sistem.

(2) Pendekatan Atas Organisasi

Salah satu penetapan penyusunan sistm adalah melakukan analisis kapabilitas serta kapasitas dari organisasi itu sendiri. Organisasi ditargetkan untuk dapat mengembangkan secara maksimal sesuai dengan formulasi ideal proses dalam organisasi secara utuh.

(3) Pendekatan Atas Target/ Hasil

Organisasi melakukan proses identifikasi terkait atas target/ hasil kerja yang dipersyaratkan. Melakukan proses penetapan dan rekayasa proses yang efektif agar target tercapai.

Dengan pendekatan RCA, diharapka organisasi/ prusahaan dapat menyusun SOP secara tepat dan efektif. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam proses penyusunan SOP di perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Training Administrasi Tata Kelola Naskah Dinas dan Kesekretariatan

Bagi banyak perusahaan, program atas pelatihan administrasi perkantoran adalah penting dan menjadi bagitan utama untuk memastikan bahwa proses tata kelola administrasi berjalan sesuai dengan standar persyaratan.

Program pelatihan dalam bentuk 2 (dua) hari pelatihan, dapat dipergunakan untuk memastikan bahwa tata kelola administrasi dapat dijalankan sesuai dengan standar persyaratan. Berikut adalah agenda untuk kegiatan pelatihan administrasi perkantoran tersebut.

Hari Pertama

(1) Pengenalan Tata Kelola Naskah Dinas

(2) Pengenalan Tata Kelola Arsip/ Dokumentasi

(3) Teknik menyusun memo dan surat dinas

Hari Kedua

(1) Teknik Penyusunan Laporan Kerja

(2) Teknik administrasi proses pengadaan dan dokumen legal

Diharapkan dengan mengikuti pelatihan 2 (dua) hari, staff administrasi dalam perusahaan bisa menjalankan dan mengembangkan proses pengelolaan administrasi perkantoran yang tepat dan efektif. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengoptimalkan proses operasional perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain SOP Industri Melalui Total Quality Control

Dalam melakukan proses penyusunan SOP untuk sektor industri/ manufacturing, kadangkala tidak terimplementasinya sistem yang muncul ke dalam organisasi adalah pendekatan yang salah dalam proses penetapan sistem. Tidak teradopsinya Total Quality Control yang tepat dalam penyusunan sistem justru akan menyebabkan sistem yang terbentuk akan terpisah, dan seluruh aspek industri tidak melihat kualitas sebagai bagian yang mengikat antar departemennya.

Pendekatan konsep Total Quality Control akan memberikan manfaat yang efektif dalam perusahaan, khsususnya bagaimana perusahaan melakukan proses perumusan masalah. Tahapan identifikasi pemecahan masalah adalah salah satu faktor penting yang harus disinerfikan pada seluruh lini operasional. Mulai dari level operator sampai dengan manager, sesuai dengan kewenangan yang ditetapkan dalam organisasi tersebut.

Menarik untuk kemudian dikembangkan pendekatan SOP melalui Total Quality Control, sebagaimana proses ini juga membantu membentuk adanya knowledge management. Pendekatan perumusan masalah yang tepat dapat membuka organisasi untuk dapat memecahkan masalah melalui program dan kegiatan training agar pemecahan masalah di setiap lini menjadi efektif. Tentu saja pendekatan ini akan sangat membantu budaya pemecahan dalam organisasi.

Tidak hanya membantu organisasi dalam bidang manufacturing saja, sistem pendekatan operasionasl ini juga dapat diaplikasikan pada jenis industri jasa ataupun bisnis bentuk lainnya. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dan efektif untuk dapat mengembangkan sistem dalam organisasi Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Tahapan Penyusunan SOP Berdasarkan Standar ISO 9001

Banyak perusahaan berkeinginan untuk memiliki SOP dan sekaligus juga memiliki sistem ISO 9001. Pertanyaan yang muncul kemudian, apakah kedua sistem ini dapat berjalan beriringan untuk diimplementasikan dalam perusahaan? Kedua sistem tersebut tentu saja bisa menjadi penyeimbang untuk dapat dipergunakan dalam memastikan agar sistem SOP dan Sistem ISO 9001 dapat dijalankan secara efektif.

Lalu bagaimana langkah melakukan proses penyusunan SOP yang berkaidah ISO 9001.

Tahap Pertama, Proses mengidentifikasi Standar ISO 9001

Dalam tahapan proses ini, perusahaan melakukan proses identifikasi terkait dengan klausul-klausul yang dipersyaratkan dalam perusahaan berdasarkan Standar ISO 9001 . Perusahaan harus memastikan adanya pemahaman yang kuat terkait dengan Standar ISO 9001.

Tahap Kedua, Proses menyusun Business Process

Penetapan business process dari organisasi juga menjadi bagian penting dari perusahaan. Bagaimana pola organisasi dengan penetapan pekerjaan yang ada di dalamnya dapat dijelaskan. Business process tersebut kemudian digabungkan dengan konsep PDCA yang terdapat dalam ISO 9001 dengan menggunakan prinsip kaidah perbaikan berkesinambungan.

Tahap Ketiga, Proses Pengembangan Prosedur

Adalah penting apabila prosedur-prosedur kerja yang disusun adalah mengembangkan konsep prosedural yang sistematis yang terkait dengan prosedur yang dipersyaratkan juga dalam ISO 9001. Pengembangan sistem menggunakan kaidah pendekatan proses dan dikembangkan dengan kebutuhan dari persyaratan klausul ISO 9001.

Tahap Keempat, Proses Pengembangan Elemen-elemen dokumentasi

Status pengembangan dari elemen-elemen dokumentasi adalah penting dengan memastikan struktural dokumen dijalankan sesuai dengan standar persyaratan. Adalah penting bagi organisasi untuk dapat mengoptimalkan sistem yang terbentuk dengan mengembangkan level dokumen ke dalam bentuk sistem operasional instruksi kerja, sistem pencatatan (form) serta sistem prosedur antar departemen.

SOP dapat didesain untuk mendukung sistem operasional perusahaan dengan memastikan adanya konsep hubungan dengan Sistem ISO 9001, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan sistem operasional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Kesalahan Utama dalam Mengimplementasikan Sistem Manajemen Unjuk Kerja KPI/BSC

Banyak perusahaan telah mengembangkan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC) di dalam perusahaannya. Namun tidak sedikit, sistem manajemen unjuk kerja ini tidak memiliki dampak yang signifikan bagi pengembangan perusahaan. Terdapat banyak permasalahan yang menyebabkan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC) tidak dapat berjalan secara efektif.

(1) Kesalahan dalam Menetapkan Indikator Performa
Ketika menetapkan indikator performa, ada baiknya perusahaan mengembangkan konsep sistematis yang menghubungkan antara target perusahaan dengan target divisi/departemen serta sasaran terget individu karyawan yang berada di departemen tersebut.

(2) Kesalahan dalam Menetapkan Nilai Target
Nilai target harus dipastikan tidak terlalu mudah untuk dicapai, sehingga kesan perbaikan dari proses sulit untuk muncul. Sedangkan nilai target yang sulit untuk dicapai juga dapat menimbulkan efek psikologis sulit untuk dicapai dan menyebabkan motivasi terhadap target untuk pencapaian nilai yang dimaksud.

(3) Kesalahan dalam Menetapkan Bobot Penilaian
Tujuan adanya bobot penilaian adalah untuk menetapkan status prioritas terkait dengan kepentingan dari penilaian tersebut. Kesalahan dalam penetapan bobot akan mengakibatkan kesulitan dalam mengembangkan target utama pencapaian perusahaan yang lebih strategis.

(4) Kesalahan dalam Melakukan Proses Evaluasi
Secara rutin, atasan dan pejabat yang terkait harus melakukan proses evaluasi terhadap Sistem Manajemen Unjuk Kerja. Tidak adanya proses evaluasi dapat menyebabkan tidak danya perbaikan serta kebutuhan untuk meningkatkan pencapaian target kinerja.

(5) Tidak adanya audit KPI/BSC
Personel yang tidak memiliki pemahaman yang tepat terkait dengan fungsi KPI/BSC menyebabkan perusahaan tidak mendapatkan dukungan yang tepat dari personel. Apabila hasil pengukuran data ini tidak didukung dengan program audit, maka ada potensi penyimpangan data yang tidak terdeteksi selama kegiatan audit.

Dalam meningkatkan kinerja perusahaan secara strategis, maka perusahaan ada baiknya menggunakan langkah-langkah yang tepat dan efektif dalam menjalankan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC). Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan proses implementasi Sistem Manajemen Unjuk Kerja. (amarylliap@gmail.com, 08129269926)

Program Pelatihan SOP Manajemen Retail

Bisnis retail adalah bisnis yang bersifat sangat dinamis. Namun meskipun bersifat dinamis, adalah penting untuk melihat adanya suatu sistem standarisasi yang kuat untuk menjadi bagian dasar dari proses operasional yang dijalankan.

Pelatihan dua hari ini akan memberikan manfaat yaitu:

(a) Memberikan ilmu dasar manajemen retail

(b) Tata cara proses penyusunan business process

(c) Tata cara proses pembuatan kebijakan/ pedoman bisnis

(d) Tata cara proses pembuatan prosedur, instruksi kerja dan form/ catatan kerja

(e) Workshop proses penulisan SOP

Diharapkan dengan mengikuti pelatihan ini, perusahaan retail dapat mengembangkan perusahaan menjadi lebih baik dan optimal. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat memastikan usaha retail Anda berkembang secara maksimal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengendalian Resiko Usaha Melalui SOP

Bagaimana proses penetapan dan aplikasi yang terkait dengan SOP dijalankan untuk melakukan proses pengendalian terkait dengan resiko usaha/ bisnis yang dijalankan dalam perusahaan? Ketika melakukan proses penyusunan SOP, tidak hanya untuk melakukan proses pengendalian terkait dengan proses operasional internal, SOP itu sendiri juga dapat digunakan untuk memastikan adanya proses pengendalian resiko yang dijalankan dalam perusahaan.

Dimana proses pengendalian yang dijalankan dalam SOP adalah untuk memastikan bagaimana suatu tahapan proses dipastikan untuk dapat melakukan pengendalian untuk meminimalkan resiko dari suatu pekerjaan/ operasional yang ada dalam perusahaan. SOP yang efektif dapat dijalankan untuk mengendalian terhadap potensi resiko yang muncul.

Lalu bagaimana tahapan menyusun SOP yang dapat meminimalkan resiko tersebut?

Langkah pertama, mengidentifikasi resiko yang muncul

Bagaimana SOP tersebut dapat dijalankan untuk mengurangi tingkat/ efek resiko yang muncul dalam proses. Dimana konsep serta pemahaman tersebut harus dapat dipastikan terkendali sesuai dengan hasil identifikasi.

Langkah Kedua, penetapan langkah-langkah dalam meminimalkan resiko

Perusahaan kemudian melakukan proses penetapan langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk meminimalkan resiko yang muncul tersebut. Adapun langkah yang ditetapkan tersebut harus dapat dipastikan untuk mengelola standar resiko yang dipersyaratkan.

Langkah Ketiga, menetapkan tanggung jawab untuk pengendali resiko

Perusahaan harus memastikan adanya proses penetapan tanggung jawab yang dapat dilakukan untuk mengendalikan resiko yang muncul. Bagaimana personel yang mengemban tanggung jawab tersebut memahami peranan dan tanggung jawab yang telah dipersyaratkan tersebut.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan proses pengembangan SOP dalam perusahaan. SOP yang tepat dan efektif dapat meminimalkan resiko bisnis Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengembangkan Sistem Franchise pada Unit Usaha Retail

Salah satu tantangan terbesar dari perusahaan retail adalah kemampuan perusahaan untuk dapat berkembang dengan pemenuhan status partner dalam bentuk sistem franchise. Banyak perusahaan yang ketika membangun sistem francshise bukan menghasilkan suatu dampak positif, namun justru menyebabkan kemunduran dari usaha.

Untuk mendapatkan hasil yang sangat positif, perusahaan harus mempertimbangkan langkah-langkah berikut ketika melakukan proses pengembangan sistem franchise yang ditetapkan dalam perusahaan.

(1) Menyusun Standard Operating Procedure
Kelebihan dari suatu sistem franchise yang kuat adalah memastikan bahwa seluruh sistem dari setiap cabang yang ada sesuai dan sama dengan standar. Produk harus memiliki kualitas dan pelayanan yang sama.

(2) Program Pelatihan & Rekruitmen
Pengembangan program pelatihan & rekruitmen harus dipastikan tersentralistik. Salah satu keunggulan kompetitif dari usaha retail dengan sistem franchise adalah bagaimana memiliki karyawan yang kompeten dalam penyajian kualitas produk. Selain itu pengetahuan sumber daya manusia atas pengetahuan produk juga menjadi bagian penting dari proses pelayanan itu sendiri.

(3) Penampilan fisik outlet
Pengembangan sistem visual merchandise yang tepat dan efektif dapat menarik pelanggan. Pengaruh dari warna outlet serta tata cara penempatan produk juga bisa memberikan efek positif bagi pelanggan. Satu hal yang paling menarik adalah memastikan bahwa manajemen kebersihan dari outlet tersebut terjaga.

Mengembangkan sistem franchise adalah tantangan, namun bukan berarti tidak bisa dijalankan. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan sistem franchise di perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menyusun SOP untuk Marketing

Dalam mengembangkan sistem dalam satu organisasi, salah satu tantangan terbesar dalam perusahaan adalah bagaimana mendesain SOP untuk Marketing. Banyak permasalahan yang menjadi bagian sulit ketika set up SOP pada divisi marketing dijalankan, dimana permasalahan yang muncul adalah adanya tingkat fleksibilitas yang tinggi yang menyebabkan framework dari sistem tidak bisa menjadi konsisten.

Lalu bagaimana proses yang tepat bagi perusahaan untuk menetapkan Standard Operating Procedure yang tepat bagi perusahaan dalam menyusun set up SOP untuk marketing. Berikut adalah langkah yang tepat bagi perusahaan untuk menyusun SOP untuk marketing.

(a) Mendefinisikan konsep marketing
Konsep marketing adalah nilai terpenting yang menjadi awal dari suatu proses desain operasional yang dijalankan dalam program marketing yang dimaksud. Penetapan sistem ini masuk ke dalam strategi yang akan dijalankan, dimana aspek budget juga berperan dalam penetapan konsep marketing yang ditetapkan tersebut.

(b) Desain Struktur Organisasi Marketing
Proses penetapan struktur organisasi marketing menjadi bagian penting dan utama dalam memastikan fungsi dan tanggung jawab yang ada pada komponen marketing tersebut. Setelah desain struktur ditetapkan, maka perusahaan dapat melakukan penetapan business process yang menjadi “rumah besar” dimana tahapan-tahapan operasional dalam organisasi marketing tersebut dijalankan.

(c) Penetapan SOP
Setelah menetapkan desain struktur organisasi, maka dilakukan proses penetapan yang terkait dengan penjelasan dari business process yang sudah ditetapkan dalam detail proses operasional yang dijabarkan dalam SOP. Detail SOP yang dapat dikembangkan dalam unit kerja marketing, seperti SOP Penjualan, SOP Promosi, SOP Pengembangan Usaha serta SOP yang terkait dengan penanganan order.

Pastikan SOP yang dikembangkan dalam perusahaan Anda dapat mendukung pertumbuhan dan perkembangan perusahaan Anda. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan pengembangan SOP dalam perusahaqn Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Strategi Menyusun KPI dalam Desain Sistem Insentif

Bagi perusahaan manufacturing, adalah menjadi tantangan tersendiri untuk dapat menyeimbangkan antara produktifitas dan sumber daya manusia. Pertanyaan terbesar adalah apakah sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan dapat secara signifikan membantu pengembangan produktifitas perusahaan?

Salah satu solusi yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah menyusun sistem insentif untuk memancing produktifitas dari SDM. Proses untuk menformulasikan insentif ini dapat dilakukan dengan melakukan proses desain terhadap pengukuran kinerja. Proses untuk menggunakan sistem KPI (Key Performance Indicator) yang mana dapat memberikan suatu desain pengukuran kinerja yang obyektif.

Penetapan formulasi KPI itu sendiri dapat dilakukan dalam bentuk perhitungan untuk group (kelompok) maupun untuk individu per jabatan, untuk kemudian dilakukan proses pembobotan terhadap formulasi yang telah ditetapkan tersebut. Sistem insentif dibentuk dari nilai normatif yang terukur dari KPI yang dimaksud untuk kemudian dilakukan perhitungan pada rasio budget operasional perusahaan.

Apakah perusahaan Anda sudah memiliki sistem pengukuran kinerja yang efektif dan dapat dioptimalkan? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan produktifitas dari sumber daya manusia Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)