Tag Archives: training SOP

Tahapan Penyusunan SOP Berdasarkan Standar ISO 9001

Banyak perusahaan berkeinginan untuk memiliki SOP dan sekaligus juga memiliki sistem ISO 9001. Pertanyaan yang muncul kemudian, apakah kedua sistem ini dapat berjalan beriringan untuk diimplementasikan dalam perusahaan? Kedua sistem tersebut tentu saja bisa menjadi penyeimbang untuk dapat dipergunakan dalam memastikan agar sistem SOP dan Sistem ISO 9001 dapat dijalankan secara efektif.

Lalu bagaimana langkah melakukan proses penyusunan SOP yang berkaidah ISO 9001.

Tahap Pertama, Proses mengidentifikasi Standar ISO 9001

Dalam tahapan proses ini, perusahaan melakukan proses identifikasi terkait dengan klausul-klausul yang dipersyaratkan dalam perusahaan berdasarkan Standar ISO 9001 . Perusahaan harus memastikan adanya pemahaman yang kuat terkait dengan Standar ISO 9001.

Tahap Kedua, Proses menyusun Business Process

Penetapan business process dari organisasi juga menjadi bagian penting dari perusahaan. Bagaimana pola organisasi dengan penetapan pekerjaan yang ada di dalamnya dapat dijelaskan. Business process tersebut kemudian digabungkan dengan konsep PDCA yang terdapat dalam ISO 9001 dengan menggunakan prinsip kaidah perbaikan berkesinambungan.

Tahap Ketiga, Proses Pengembangan Prosedur

Adalah penting apabila prosedur-prosedur kerja yang disusun adalah mengembangkan konsep prosedural yang sistematis yang terkait dengan prosedur yang dipersyaratkan juga dalam ISO 9001. Pengembangan sistem menggunakan kaidah pendekatan proses dan dikembangkan dengan kebutuhan dari persyaratan klausul ISO 9001.

Tahap Keempat, Proses Pengembangan Elemen-elemen dokumentasi

Status pengembangan dari elemen-elemen dokumentasi adalah penting dengan memastikan struktural dokumen dijalankan sesuai dengan standar persyaratan. Adalah penting bagi organisasi untuk dapat mengoptimalkan sistem yang terbentuk dengan mengembangkan level dokumen ke dalam bentuk sistem operasional instruksi kerja, sistem pencatatan (form) serta sistem prosedur antar departemen.

SOP dapat didesain untuk mendukung sistem operasional perusahaan dengan memastikan adanya konsep hubungan dengan Sistem ISO 9001, lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan sistem operasional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Kesalahan Utama dalam Mengimplementasikan Sistem Manajemen Unjuk Kerja KPI/BSC

Banyak perusahaan telah mengembangkan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC) di dalam perusahaannya. Namun tidak sedikit, sistem manajemen unjuk kerja ini tidak memiliki dampak yang signifikan bagi pengembangan perusahaan. Terdapat banyak permasalahan yang menyebabkan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC) tidak dapat berjalan secara efektif.

(1) Kesalahan dalam Menetapkan Indikator Performa
Ketika menetapkan indikator performa, ada baiknya perusahaan mengembangkan konsep sistematis yang menghubungkan antara target perusahaan dengan target divisi/departemen serta sasaran terget individu karyawan yang berada di departemen tersebut.

(2) Kesalahan dalam Menetapkan Nilai Target
Nilai target harus dipastikan tidak terlalu mudah untuk dicapai, sehingga kesan perbaikan dari proses sulit untuk muncul. Sedangkan nilai target yang sulit untuk dicapai juga dapat menimbulkan efek psikologis sulit untuk dicapai dan menyebabkan motivasi terhadap target untuk pencapaian nilai yang dimaksud.

(3) Kesalahan dalam Menetapkan Bobot Penilaian
Tujuan adanya bobot penilaian adalah untuk menetapkan status prioritas terkait dengan kepentingan dari penilaian tersebut. Kesalahan dalam penetapan bobot akan mengakibatkan kesulitan dalam mengembangkan target utama pencapaian perusahaan yang lebih strategis.

(4) Kesalahan dalam Melakukan Proses Evaluasi
Secara rutin, atasan dan pejabat yang terkait harus melakukan proses evaluasi terhadap Sistem Manajemen Unjuk Kerja. Tidak adanya proses evaluasi dapat menyebabkan tidak danya perbaikan serta kebutuhan untuk meningkatkan pencapaian target kinerja.

(5) Tidak adanya audit KPI/BSC
Personel yang tidak memiliki pemahaman yang tepat terkait dengan fungsi KPI/BSC menyebabkan perusahaan tidak mendapatkan dukungan yang tepat dari personel. Apabila hasil pengukuran data ini tidak didukung dengan program audit, maka ada potensi penyimpangan data yang tidak terdeteksi selama kegiatan audit.

Dalam meningkatkan kinerja perusahaan secara strategis, maka perusahaan ada baiknya menggunakan langkah-langkah yang tepat dan efektif dalam menjalankan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC). Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan proses implementasi Sistem Manajemen Unjuk Kerja. (amarylliap@gmail.com, 08129269926)

Program Pelatihan SOP Manajemen Retail

Bisnis retail adalah bisnis yang bersifat sangat dinamis. Namun meskipun bersifat dinamis, adalah penting untuk melihat adanya suatu sistem standarisasi yang kuat untuk menjadi bagian dasar dari proses operasional yang dijalankan.

Pelatihan dua hari ini akan memberikan manfaat yaitu:

(a) Memberikan ilmu dasar manajemen retail

(b) Tata cara proses penyusunan business process

(c) Tata cara proses pembuatan kebijakan/ pedoman bisnis

(d) Tata cara proses pembuatan prosedur, instruksi kerja dan form/ catatan kerja

(e) Workshop proses penulisan SOP

Diharapkan dengan mengikuti pelatihan ini, perusahaan retail dapat mengembangkan perusahaan menjadi lebih baik dan optimal. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat memastikan usaha retail Anda berkembang secara maksimal. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengendalian Resiko Usaha Melalui SOP

Bagaimana proses penetapan dan aplikasi yang terkait dengan SOP dijalankan untuk melakukan proses pengendalian terkait dengan resiko usaha/ bisnis yang dijalankan dalam perusahaan? Ketika melakukan proses penyusunan SOP, tidak hanya untuk melakukan proses pengendalian terkait dengan proses operasional internal, SOP itu sendiri juga dapat digunakan untuk memastikan adanya proses pengendalian resiko yang dijalankan dalam perusahaan.

Dimana proses pengendalian yang dijalankan dalam SOP adalah untuk memastikan bagaimana suatu tahapan proses dipastikan untuk dapat melakukan pengendalian untuk meminimalkan resiko dari suatu pekerjaan/ operasional yang ada dalam perusahaan. SOP yang efektif dapat dijalankan untuk mengendalian terhadap potensi resiko yang muncul.

Lalu bagaimana tahapan menyusun SOP yang dapat meminimalkan resiko tersebut?

Langkah pertama, mengidentifikasi resiko yang muncul

Bagaimana SOP tersebut dapat dijalankan untuk mengurangi tingkat/ efek resiko yang muncul dalam proses. Dimana konsep serta pemahaman tersebut harus dapat dipastikan terkendali sesuai dengan hasil identifikasi.

Langkah Kedua, penetapan langkah-langkah dalam meminimalkan resiko

Perusahaan kemudian melakukan proses penetapan langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk meminimalkan resiko yang muncul tersebut. Adapun langkah yang ditetapkan tersebut harus dapat dipastikan untuk mengelola standar resiko yang dipersyaratkan.

Langkah Ketiga, menetapkan tanggung jawab untuk pengendali resiko

Perusahaan harus memastikan adanya proses penetapan tanggung jawab yang dapat dilakukan untuk mengendalikan resiko yang muncul. Bagaimana personel yang mengemban tanggung jawab tersebut memahami peranan dan tanggung jawab yang telah dipersyaratkan tersebut.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan proses pengembangan SOP dalam perusahaan. SOP yang tepat dan efektif dapat meminimalkan resiko bisnis Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Mengembangkan Sistem Franchise pada Unit Usaha Retail

Salah satu tantangan terbesar dari perusahaan retail adalah kemampuan perusahaan untuk dapat berkembang dengan pemenuhan status partner dalam bentuk sistem franchise. Banyak perusahaan yang ketika membangun sistem francshise bukan menghasilkan suatu dampak positif, namun justru menyebabkan kemunduran dari usaha.

Untuk mendapatkan hasil yang sangat positif, perusahaan harus mempertimbangkan langkah-langkah berikut ketika melakukan proses pengembangan sistem franchise yang ditetapkan dalam perusahaan.

(1) Menyusun Standard Operating Procedure
Kelebihan dari suatu sistem franchise yang kuat adalah memastikan bahwa seluruh sistem dari setiap cabang yang ada sesuai dan sama dengan standar. Produk harus memiliki kualitas dan pelayanan yang sama.

(2) Program Pelatihan & Rekruitmen
Pengembangan program pelatihan & rekruitmen harus dipastikan tersentralistik. Salah satu keunggulan kompetitif dari usaha retail dengan sistem franchise adalah bagaimana memiliki karyawan yang kompeten dalam penyajian kualitas produk. Selain itu pengetahuan sumber daya manusia atas pengetahuan produk juga menjadi bagian penting dari proses pelayanan itu sendiri.

(3) Penampilan fisik outlet
Pengembangan sistem visual merchandise yang tepat dan efektif dapat menarik pelanggan. Pengaruh dari warna outlet serta tata cara penempatan produk juga bisa memberikan efek positif bagi pelanggan. Satu hal yang paling menarik adalah memastikan bahwa manajemen kebersihan dari outlet tersebut terjaga.

Mengembangkan sistem franchise adalah tantangan, namun bukan berarti tidak bisa dijalankan. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan sistem franchise di perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Menyusun SOP untuk Marketing

Dalam mengembangkan sistem dalam satu organisasi, salah satu tantangan terbesar dalam perusahaan adalah bagaimana mendesain SOP untuk Marketing. Banyak permasalahan yang menjadi bagian sulit ketika set up SOP pada divisi marketing dijalankan, dimana permasalahan yang muncul adalah adanya tingkat fleksibilitas yang tinggi yang menyebabkan framework dari sistem tidak bisa menjadi konsisten.

Lalu bagaimana proses yang tepat bagi perusahaan untuk menetapkan Standard Operating Procedure yang tepat bagi perusahaan dalam menyusun set up SOP untuk marketing. Berikut adalah langkah yang tepat bagi perusahaan untuk menyusun SOP untuk marketing.

(a) Mendefinisikan konsep marketing
Konsep marketing adalah nilai terpenting yang menjadi awal dari suatu proses desain operasional yang dijalankan dalam program marketing yang dimaksud. Penetapan sistem ini masuk ke dalam strategi yang akan dijalankan, dimana aspek budget juga berperan dalam penetapan konsep marketing yang ditetapkan tersebut.

(b) Desain Struktur Organisasi Marketing
Proses penetapan struktur organisasi marketing menjadi bagian penting dan utama dalam memastikan fungsi dan tanggung jawab yang ada pada komponen marketing tersebut. Setelah desain struktur ditetapkan, maka perusahaan dapat melakukan penetapan business process yang menjadi “rumah besar” dimana tahapan-tahapan operasional dalam organisasi marketing tersebut dijalankan.

(c) Penetapan SOP
Setelah menetapkan desain struktur organisasi, maka dilakukan proses penetapan yang terkait dengan penjelasan dari business process yang sudah ditetapkan dalam detail proses operasional yang dijabarkan dalam SOP. Detail SOP yang dapat dikembangkan dalam unit kerja marketing, seperti SOP Penjualan, SOP Promosi, SOP Pengembangan Usaha serta SOP yang terkait dengan penanganan order.

Pastikan SOP yang dikembangkan dalam perusahaan Anda dapat mendukung pertumbuhan dan perkembangan perusahaan Anda. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan pengembangan SOP dalam perusahaqn Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Strategi Menyusun KPI dalam Desain Sistem Insentif

Bagi perusahaan manufacturing, adalah menjadi tantangan tersendiri untuk dapat menyeimbangkan antara produktifitas dan sumber daya manusia. Pertanyaan terbesar adalah apakah sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan dapat secara signifikan membantu pengembangan produktifitas perusahaan?

Salah satu solusi yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah menyusun sistem insentif untuk memancing produktifitas dari SDM. Proses untuk menformulasikan insentif ini dapat dilakukan dengan melakukan proses desain terhadap pengukuran kinerja. Proses untuk menggunakan sistem KPI (Key Performance Indicator) yang mana dapat memberikan suatu desain pengukuran kinerja yang obyektif.

Penetapan formulasi KPI itu sendiri dapat dilakukan dalam bentuk perhitungan untuk group (kelompok) maupun untuk individu per jabatan, untuk kemudian dilakukan proses pembobotan terhadap formulasi yang telah ditetapkan tersebut. Sistem insentif dibentuk dari nilai normatif yang terukur dari KPI yang dimaksud untuk kemudian dilakukan perhitungan pada rasio budget operasional perusahaan.

Apakah perusahaan Anda sudah memiliki sistem pengukuran kinerja yang efektif dan dapat dioptimalkan? Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk dapat mengoptimalkan produktifitas dari sumber daya manusia Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Pertimbangan Penting dalam Mengembangkan Manajemen Retail

Apakah saat ini, perusahaan Anda bergerak dalam bidang usaha retail? Atau mungkin saat ini Anda tertarik untuk menggelutui bidang retail? Sebelum Anda memulai semuanya, adalah sangat penting untuk memahami dulu jawaban 5 pertanyaan terbesar dalam Mengembangkan Manajemen Retail dalam perusahaan.

Pertanyaan Pertama, Konsep Produk
Saat ini, bisnis usaha retail adalah sangat menggiurkan. Banyak sekali pemain yang melihat bahwa bisnis retail adalah bisnis yang menggiurkan. Namun banyak yang melupakan bahwa salah satu permasalahan terbesar yang sering dilupakan oleh pengelola retail adalah konsep produk yang akan dikembangkan. Keunikan dari produk yang akan dikembangkan dari retail akan menjadi nilai jual usaha Anda. Produk juga harus dianalisis selling cycle untuk melakukan analisis terhadap stock yang dimiliki.

Pertanyaan Kedua, Budget usaha
Berapa modal yang Anda miliki saat akan memulai dan bagaimana Anda mengelola budget tersebut. Adalah sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan perhitungan secara seksama mengingat bahwa pemahaman terhadap budget ini sangat penting untuk melihat kekuakuatn kompetitif dari usaha retail yang akan dijalani.

Pertanyaan Ketiga, Sistem Operational
Hal yang terpenting dari suatu usaha retail adalah menetapkan sistem. Sistem harus dipastikan dimiliki untuk mengendalikan operasional retail sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan. Personel yang terkait dengan operational retail harus dipastikan mendapatkan program pelatihan yang sesuai dengan standar yang telah dipersyaratkan.

Pertanyaan keempat, Sumber Daya Manusia yang dimiliki
Pelayanan yang optimal adalah nilai penting yang dipahami oleh perusahaan untuk dapat memastikan usaha kita lebih unggul dibandingkan dengan usaha kompetitor lainnya. Kekuatan SDM untuk menginterpretasikan keinginan dari konsumen adalah nilai yang sangat penting. SDM yang dimiliki oleh usaha retail juga harus memposisikan dirinya adalah produk layanan terhadap produk itu sendiri.

Pertanyaan kelima, Promosi dan Branding
Hal yang sangat penting untuk menarik minat radius dari konsumen Anda. Promosi dan branding yang tepat dapat memaksimalkan jasa retail Anda. Pengembangan promosi dapat menjadi strategi penting untuk meningkatkan faktor loyalitas konsumen kepada usaha retail Anda. Siklus pembentukan loyalitas membutuhkan kerja keras dan modal yang cukup besar, adalah sangat penting apabila Anda mengoptimalkan kegiatan ini secara maksimal.

Program pelatihan manajemen retail dapat menjadi solusi dari pemahaman retail yang insentif , lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan usaha retail Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Program Pelatihan Penyusunan SOP untuk Kafe, Restauran dan Katering

Apakah perusahaan Anda adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa food service, seperti katering, retail makanan, dan restauran. Seberapa besar ataupun kecilnya usaha Anda, adalah sangat penting untuk menyusun sistem sebagai panduan cara kerja dan pengelolaan yang efektif dalam perusahaan.

Lalu, apa manfaat yang dapat dimiliki oleh perusahaan dengan memastikan adanya SOP tersebut.
Manfaat pertama, perusahaan memiliki sistem yang tepat dalam merencanakan menu dan material dari menu yang ada.
Manfaat kedua, perusahaan dapat memiliki sistem terhadap proses operasional pelaksanaan persiapan produksi, pengaturan rencana produksi, pengendalian produksi maupun bagaimana menyajikan produk tersebut kepada pelanggan.
Manfaat ketiga, perusahaan dapat memiliki sistem yang tepat untuk dapat mengendalikan biaya operasional.
Manfaat keempat, perusahaan dapat mengembangkan sistem pemasaran yang tepat untuk dapat menjual produk.
Manfaat kelima, tentunya perusahaan mendapatkan pemahaman yang tepat dalam memastikan Sistem Manajemen Keamanan Pangan dijalankan dalam perusahaan.

Program pelatihan didesain untuk dua (2) hari pelatihan dengan kerangka adalah sebagai berikut:
Hari Pertama: Pemahaman SOP
(1) Penyusunan kajian organisasi dan struktur
(2) Proses pembahasan terhadap penyusunan peta proses
(3) Proses penyusunan job description
(4) proses pemahaman konsep-konsep penyusunan SOP
Hari Kedua: Workshop
(1) Proses perumusan SOP
(2) Pemahaman Alir Proses dalam Suatu Organisasi
(3) Membuat Sistem Pengukuran dalam SOP

Bagaimana konsep dan strategi sistem yang ada dalam perusahaan Anda. Mulailah untuk menjalankan program SOP untuk dapat memastikan bahwa sistem dapat dijalankan dengan baik dan efektif dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)