Category Archives: Konsultan Manajemen

Desain Sistem Pergudangan untuk Industri Pangan/Perikanan

Dalam sistem manajemen keamanan pangan, adalah menjadi keharusan untuk dapat mensinergikan antara sistem yang telah ditetapkan dengan Sistem Manajemen Keamanan Pangan yang telah dipersyaratkan. Adapun desain sistem pergudangan yang dipersyaratkan dalam Sistem Manajemen Keamanan Pangan adalah sebagai berikut:

(1) Penempatan barang dan lay out gudang

Perusahaan harus memastikan bahwa penempatan barang dijalankan dengan konsep FEFO (First Expired First Out), dimana di dalamnya perusahaan diminta untuk menempatkan barang berdasarkan status expired date.

Penetapan lay out barang di dalam gudang juga memegang peranan penting. Pemisahan antara barang harus dijalankan berdasarkan standar penyimpanan yang telah ditetapkan, status resiko keamanan pangan juga menjadi dasar dari proses pemisahan barang yang ada dalam gudang.  Perusahaan sebaiknya menetapkan standar internal penyimpanan internal yang dijadikan panduan dalam proses penyimpanan yang dijalankan di dalam gudang.

(2) Desain Sistem Sanitasi

Gudang harus dipastikan terkelola dengan baik.  Penempatan barang sebaiknya dijalankan sesuai dengan standar GMP (Good Manufacturing Practice), dimana sistem sanitasi juga sebaiknya ditetapkan berdasarkan standar sanitasi yang telah terverifikasi tepat dan efektif dalam mencegah peningkatan resiko selama penyimpanan.

Beberapa pertimbangan juga harus menjadi perhatian dalam menyusun desain sanitasi adalah dengan mempertimbangkan aspek jumlah item barang di dalam gudang, karakteristik penyimpanannya serta tahapan proses penanganan di area tersebut.  Idealnya gudang adalah hanya tempat penyimpanan barang, namun di beberapa industri juga dipastikan bahwa gudang adalah area persiapan barang sehingga proses sanitasi sangat dibutuhkan untuk lebih intensif.

(3) Food Security Program

Gudang adalah area dengan resiko yang cukup tinggi terhadap resiko akan sabotase, ataupun resiko kehilangan dari produk/ material.  Perusahaan sebaiknya menetapkan standar tata cara yang tepat untuk melakukan proses pengendalian terhadap keamanan produk sehingga bisa dipastikan bahwa gudang tersebut dapat terjaga dan terhindar dari resiko penyimpangan yang bisa muncul.

Bagaimana Anda melakukan proses pengelolaan terhadap standar Sistem Manajemen Keamanan Pangan di perusahaan Anda. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Sistem Kepemimpinan Terstruktur dalam Perusahaan

Dalam perusahaan, mengembangkan jalur komunikasi dan instruksi internal menjadi bagian yang sangat penting ketika akan memastikan suatu proses dijalankan secara tepat dan efektif. Fungsi struktural internal sangat dipercaya untuk dapat meningkatkan kapasitas perusahaan dalam menghadapi tantangan ke depan terkait dengan aspek pengelolaan perusahaan. Kegagalan dalam membentuk sistem struktural di dalam internal perusahaan, menyebabkan perusahaan mengalami banyak masalah ketika akan mengoptimalkan komponen organisasinya.

Perusahaan sendiri, kadangkala melupakan bahwa pengembangan struktur kepemimpinan internal adalah bersifat lebih efektif dibandingkan dengan kepemimpinan sentral. Dalam konsep kepemimpinan internal, perusahaan mengembangkan peranan dari setiap titik dari setiap level organisasi untuk memiliki kapasitas kepemimpinan sesuai dengan porsinya. Memecah aspek sentralistik menjadi struktural. Merubah authorisasi mutlak menjadi bertingkat.

Kekuatan terbesar dari suatu organisasi yang harus disadari perusahaan adalah sistem. Sistem yang kuat dapat “memaksa” pola kepemimpinan terpusat menjadi pola kepemimpinan terstruktur. Pengembangan dalam bentuk penetapan tanggung jawab yang bertingkat dapat secara kuat mengalokasikan suatu sistem terpola yang menyebabkan sistem perencanaan, pelaksanaan, penmeriksaan dan evaluasi terlaksana secara efektif.

Bagaimana dengan perusahaan Anda? Ada baiknya perusahaan yang membutuhkan pengembangan secara kuat dalam bisnis dan pertumbuhannya dapat menjalankan sistem kepemimpinan terstruktur. Kekuatan terbesar dalam perusahaan adalah sistem yang terpola menjadi dasar dan dilengkapi dengan individu-individu yang menjalankannya. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

5 Kesalahan Utama dalam Mengimplementasikan Sistem Manajemen Unjuk Kerja KPI/BSC

Banyak perusahaan telah mengembangkan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC) di dalam perusahaannya. Namun tidak sedikit, sistem manajemen unjuk kerja ini tidak memiliki dampak yang signifikan bagi pengembangan perusahaan. Terdapat banyak permasalahan yang menyebabkan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC) tidak dapat berjalan secara efektif.

(1) Kesalahan dalam Menetapkan Indikator Performa
Ketika menetapkan indikator performa, ada baiknya perusahaan mengembangkan konsep sistematis yang menghubungkan antara target perusahaan dengan target divisi/departemen serta sasaran terget individu karyawan yang berada di departemen tersebut.

(2) Kesalahan dalam Menetapkan Nilai Target
Nilai target harus dipastikan tidak terlalu mudah untuk dicapai, sehingga kesan perbaikan dari proses sulit untuk muncul. Sedangkan nilai target yang sulit untuk dicapai juga dapat menimbulkan efek psikologis sulit untuk dicapai dan menyebabkan motivasi terhadap target untuk pencapaian nilai yang dimaksud.

(3) Kesalahan dalam Menetapkan Bobot Penilaian
Tujuan adanya bobot penilaian adalah untuk menetapkan status prioritas terkait dengan kepentingan dari penilaian tersebut. Kesalahan dalam penetapan bobot akan mengakibatkan kesulitan dalam mengembangkan target utama pencapaian perusahaan yang lebih strategis.

(4) Kesalahan dalam Melakukan Proses Evaluasi
Secara rutin, atasan dan pejabat yang terkait harus melakukan proses evaluasi terhadap Sistem Manajemen Unjuk Kerja. Tidak adanya proses evaluasi dapat menyebabkan tidak danya perbaikan serta kebutuhan untuk meningkatkan pencapaian target kinerja.

(5) Tidak adanya audit KPI/BSC
Personel yang tidak memiliki pemahaman yang tepat terkait dengan fungsi KPI/BSC menyebabkan perusahaan tidak mendapatkan dukungan yang tepat dari personel. Apabila hasil pengukuran data ini tidak didukung dengan program audit, maka ada potensi penyimpangan data yang tidak terdeteksi selama kegiatan audit.

Dalam meningkatkan kinerja perusahaan secara strategis, maka perusahaan ada baiknya menggunakan langkah-langkah yang tepat dan efektif dalam menjalankan Sistem Manajemen Unjuk Kerja (KPI/BSC). Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat terkait dengan proses implementasi Sistem Manajemen Unjuk Kerja. (amarylliap@gmail.com, 08129269926)

Mengembangkan Sistem Franchise pada Unit Usaha Retail

Salah satu tantangan terbesar dari perusahaan retail adalah kemampuan perusahaan untuk dapat berkembang dengan pemenuhan status partner dalam bentuk sistem franchise. Banyak perusahaan yang ketika membangun sistem francshise bukan menghasilkan suatu dampak positif, namun justru menyebabkan kemunduran dari usaha.

Untuk mendapatkan hasil yang sangat positif, perusahaan harus mempertimbangkan langkah-langkah berikut ketika melakukan proses pengembangan sistem franchise yang ditetapkan dalam perusahaan.

(1) Menyusun Standard Operating Procedure
Kelebihan dari suatu sistem franchise yang kuat adalah memastikan bahwa seluruh sistem dari setiap cabang yang ada sesuai dan sama dengan standar. Produk harus memiliki kualitas dan pelayanan yang sama.

(2) Program Pelatihan & Rekruitmen
Pengembangan program pelatihan & rekruitmen harus dipastikan tersentralistik. Salah satu keunggulan kompetitif dari usaha retail dengan sistem franchise adalah bagaimana memiliki karyawan yang kompeten dalam penyajian kualitas produk. Selain itu pengetahuan sumber daya manusia atas pengetahuan produk juga menjadi bagian penting dari proses pelayanan itu sendiri.

(3) Penampilan fisik outlet
Pengembangan sistem visual merchandise yang tepat dan efektif dapat menarik pelanggan. Pengaruh dari warna outlet serta tata cara penempatan produk juga bisa memberikan efek positif bagi pelanggan. Satu hal yang paling menarik adalah memastikan bahwa manajemen kebersihan dari outlet tersebut terjaga.

Mengembangkan sistem franchise adalah tantangan, namun bukan berarti tidak bisa dijalankan. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat untuk mengembangkan sistem franchise di perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Perubahan Strategis pada Perusahaan dengan Sistem Manajemen Keluarga

Banyak perusahaan keluarga, mengalami kesulitan ketika akan melakukan proses transformasi untuk menjadi perusahaan profesional. Kesulitan terbesar yang muncul adalah bagaiman mengubah sistem yang tadinya tersentral pada pimpinan (one man show) menjadi tersentral pada sistem. Pola kerja yang sistematik pada karyawan akan menjadi budaya penting yang akan mengalami suatu transformasi.

Terdapat 5 Hal penting yang menjadi pertimbangan ketika melakukan perubahan transformasi sistem manajemen yang dapat mendukung pendekatan manajemen yang dilakukan melalui sistem.

(1) Pengembangan SOP
Penerapan Standard Operating Procedure yang kuat dan efektif dapat membantu untuk mendudukkan proses operasional perusahaan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan dalam perusahaan. Bagaimana pemahaman terhadap sistem harus menjadi pertimbangan utama ketika sistem tersebut dijalankan.

(2) Penetapan Sistem SDM yang tepat
Ketika berbicara tentang sistem yang tepat, penetapan aspek proporsional obyektif terhadap SDM adalah hal yang tidak bisa ditunda. Dalam beberapa hal, perusahaan harus mempertimbangkan tentang pengembangan sistem kompetensi sebagai bagian penting dari pengelolaan sumber daya manusia.

(3) Perubahan sistem authorisasi
Untuk menghindari adanya sentralisasi terhadap sistem authorisasi, perusahaan harus menetapkan sistem leveling yang tepat terkait dengan penetapan authorisasi seperti yang dipersyaratkan dalam sistem.

(4) Penetapan target terukur
Salah satu indikator terpenting sudah dilakukannya perbaikan manajemen adalah kemunculan suatu bentuk target terukur. Target ini menjadi suatu bentuk format terukur yang dapat dilakukan proses penetapan evaluasi terkait dengan sistem ukuran yang obyektif untuk dicapai.

(5) Penetapan sistem pengawasan
Setelah tersedianya sistem dan penetapan proporsional yang efektif, maka program pengawasan dilakukan untuk memastikan bahwa sistem yang dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan dalam sistem.

Agar menciptakan nilai kompetitif yang kuat dalam usaha Anda, mulailah mempertimbangkan perubahan sistem manajemen di dalam perusahaan Anda menjadi sistem yang profesional. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Program ISO 9001 pada Institusi Pendidikan

Dalam kondisi saat ini, proses pengembangan terhadap sistem layanan dan kualitas output produk menjadi tantangan yang muncul pada seluruh perusahaan, organisasi maupun kelompok kerja baik itu yang terdapat pada sektor jasa maupun sektor manufacturing. Adalah menjadi suatu nilai penting dari institusi pendidikan, untuk dapat memastikan bahwa output jasa layanan pendidikannya memenuhi standar persyaratan, khususnya ISO 9001.

Perlukan institusi pendidikan untuk memiliki sertifikasi ISO 9001? Mengingat kebutuhannya tersebut, maka akan menjadi suatu strategi penting bagi organisasi untuk dapat mengoptimalkan sistem layanan output organisasi dalam bentuk Sistem ISO 9001. Lalu bagaimana langkah-langkah kerja yang harus dilakukan oleh organisasi.

Langkah Pertama: Kajian Organisasi
Adalah penting ketika suatu organisasi akan melakukan program sertifikasi untuk dapat memastikan bahwa sistem yang terbentuk adalah sistem yang sesuai dalam memenuhi kebutuhan organisasi.

Langkah Kedua: Mendefinisikan Produk
Dalam konsep mutu, adalah sangat penting bagi organisasi untuk dapat mendefinisikan karakteristik produk-produk yang dihasilkan. Produk yang terbentuk dapat berupa produk internal yang terbentuk antar unit dalam organisasi dan produk output dari organisasi itu sendiri. Produk yang terdefinisi kemudian dilakukan proses pengendalian dengan memastikan sistem yang mengakomodasi aspek kualitas dari produk yang dimaksudkan tersebut.

Langkah Ketiga: Membentuk Tim ISO
Adalah sangat penting bagi perusahaan untuk dapat memastikan adanya tim ISO yang bertanggung jawab dalam melakukan proses set up Sistem ISO 9001 yang bertanggung jawab dalam memastikan Sistem ISO termonitor sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.

Langkah Keempat: Menyusun Sistem Dokumentasi
Dalam ISO 9001, dokumen adalah unsur yang penting meskipun hal yang dimaksud adalah bukan yang menjadi poin utama untuk dapat memastikan bahwa Sistem Dokumentasi yang dimaksud dapat dipastikan untuk dapat memastikan bahwa sistem dokumentasi tersebut dapat diaplikasikan dalam organisasi.

Langkah Kelima: Proses implementasi
Organisasi harus memastikan bahwa kegiatan implementasi harus dijalankan, terdapat suatu konsep yang memastikan bahwa sistem yang dibuat akan menjadi sistem terukur yang dapat dianalisis dalam program manajemen.

Lakukan proses penyusunan Sistem ISO 9001 yang tepat dalam perusahaan, pastikan bahwa sistem yang dibuat sesuai dengan organisasi Anda dan yang terpenting dapat dijalankan secara efektif. Lakukan pencarian referensi eksternal yang tepat dalam melakukan proses set up sistem dalam organisasi Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Desain SOP pada Bisnis Kontraktor

Dalam perusahaan yang bergerak di bidang manajemen proyek dan konstruksi, melakukan proses penyusunan SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu penetapan sistem yang tidak dapat dipisahkan dalam memastikan bahwa manajemen operasional dijalankan sesuai dengan standar persyaratan. Bagaimana pun juga, sistem harus dipastikan tersedia untuk menjamin SOP tersedia dan dapat terkendali dan sesuai dengan sistem. Lalu bagaimana tahapan yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk dapat melakukan proses penyusunan SOP?

Tahap Pertama: mendesain organisasi
Tahapan mendesain organisasi adalah hal yang penting dalam perusahaan. Dimana organisasi harus memastikan terdesain berdasarkan konsep produk yang akan dijual, biaya operasional serta besar atau tidaknya proyek yang dijalankan. Beberapa perusahaan kontraktor lebih memfokuskan manajemen operasional kontraktor sebagai bagian dalam core business namun ada yang lebih melihat manajemen anggaran dan sdm (sumber daya manusia) sebagai core business.

Tahap Kedua: Melakukan penyusunan Peta Proses
Dalam tahapan ini, perusahaan melakukan pemetapan tahapan proses baik yang termuat sebagai core business maupun termasuk ke dalam support process. Lakukan penyusunan peta proses secara mendetail pada tahapan proses yang dimaksudkan tersebut untuk kemudian diproses pengelolaan prosesnya dalam bentuk SOP (Standard Operating Procedure)

Tahap Ketiga: Melakukan proses penyusunan SOP (Standard Operating Procedure)
Hal yang sangat perlu untuk dipertimbangkan dalam melaksanakan program SOP adalah memastikan bahwa pola desain SOP dikembangkan mulai dari proses perencanaan proyek, proses pemantauan dan evaluasi proyek. Dimana peranan project control juga harus menjadi pertimbangan utama dalam proyek yang dijalankan tersebut.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mendesain SOP di perusahaan Anda. Pastikan penyusunan dan evaluasi dijalankan sesuai dengan program yang telah ditetapkan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pelatihan ISO 9001/ ISO 14001/ OHSAS 18001 bagi Perusahaan Kontraktor

Strategi dari suatu perusahaan untuk dapat memastikan bahwa sistem dijalankan dengan sesuai adalah dengan melakukan penyusunan sistem yang tepat. Program sertifikasi ISO adalah strategi yang tepat untuk meyakinkan pelanggan, bahwa perusahaan Anda adalah perusahaan dengan sistem yang dapat teraudit dan memiliki sistem ISO yang sesuai dengan standar persyaratan. Program pelatihan tiga (3) hari adalah kegiatan yang didesain untuk memastikan bahwa peserta pelatihan yang secara khusus berasal dari perusahaan kontraktor dapat memahami klausul-klausul yang terdapat pada Sistem ISO, peserta pelatihan juga dapat memahami penerapan klausul dalam sistem manajemen operasional, serta tahapan-tahapan dari proses pembuatan dokumen.

Program pelatihan tersebut terdiri atas kegiatan 3 (tiga) hari pelatihan.

HARI PERTAMA
1. Pemahaman ISO
2. Pemahaman konsep dan klausul ISO 9001/ ISO 14001/ OHSAS 18011
3. Prinsip aplikasi dalam perusahaan

HARI KEDUA
1. Proses pembuatan dokumen
2. Pemahaman terhadap SOP
3. Workshop penyusunan SOP

HARI KETIGA
1. Pemahaman terhadap internal audit
2. Proses penyusunan checklist
3. Latihan audit
4. Proses penyusunan laporan audit

Diharapkan dengan melalui pelatihan sebanyak 3 (tiga) hari tersebut, perusahaan dapat memahami dan mengaplikasikan Sistem ISO ke dalam proses penerapan aplikasi sitem ke dalam program sertifikasi. Lakukan proses pencarian referensi eksternal dalam melakukan proses aplikasi sistem agar program sertifikasi ini dapat mengoptimalkan fungsi perbaikan dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengukuran Performa Kerja Pada Sektor Usaha Jasa

Banyak perusahaan, khususnya sektor jasa seringkali mengalami kesulitan dalam melakukan pengukuran produktifitas karyawannya. Dibandingkan dengan sektor manufacturing, yang mana perhitungan produktifitas dapat terukur langsung ke dalam kuantitas produk, pengembangan sektor jasa membutuhkan adanya upaya khusus untuk memastikan pengukuran tersebut dapat dijalankan dengan baik.

Bagaimana strategi yang harus dilakukan oleh perusahaan agar produktifitas dari karyawan dapat terukur dengan tepat dan efektif?

Langkah Pertama, kenali keluaran produk jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Dari jenis dan karakteristiknya, lakukan proses pengukuran untuk dapat melihat ekspektasi pelanggan Anda yang diukur sebagai bentuk “produktifitas’.

Langkah Kedua, penetapan nilai kuantitas yang diterapkan. Setelah mendapatkan parameter penilaian, ada baiknya dilakukan penetapan nilai terkuantifikasi dalam bentuk kategori-kategori yang kemudian diidentifikasi sebagai “angka” yang terkuantifikasi untuk dilakukan proses penilaian.

Langkah Ketiga, penjabaran dari hasil pengukuran tersebut ke dalam posisi ataupun jabatan yang dipersyaratkan pada setiap posisi yang ada dalam perusahaan. Sinergikan proses pengukuran tersebut ke dalam sasaran utama perusahaan.

Lakukan proses pengukuran produktifitas yang efektif dan tepat dalam organisasi. Pengembangan organisasi membutuhkan strategi pengukuran kinerja yang tepat dalam perusahaan. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

Pengendalian Sistem Manajemen Outsourcing

Dalam era persaingan bisnis yang sangat ketat dan tingginya biaya operasional membuat banyak perusahaan memiliki resiko kehilangan nilai kompetisinya. Bagaimana memperbaiki nilai kompetisi yang dimaksudkan tersebut sehingga aspek kinerja dan biaya sumber daya manusia masih dalam perhitungan perusahaan.

Alternatif untuk membangung sistem manajemen outsourcing pada beberapa tahapan operasional adalah hal yang sangat menarik untuk dijadikan penetapan solusi atau strategi implementasi dalam perusahaan. Untuk mengefektifkan dan mensinergikan sistem outsourcing, terdapat beberapa tahapan yang harus menjadi perhatian bagi perusahaan.

(1) Pemetaan proses
Perusahaan sebaiknya menjalankan pemetaan proses terlebih dahulu untuk melakukan pemisahan antara core process dan support process. Harus dilakukan suatu identifikasi nilai produk terpenting bagi perusahaan. Nilai produk terpenting inilah nanti yang dapat teridentifikasi kaitannya dengan aspek core process dan support process. Penetapan fungsi outsource sebaiknya dihindari pada elemen core process, terkecuali adanya jaminan kompetensi dari pemasok outsource tersebut.

(2) Proses Seleksi dan Evaluasi Fungsi Outsource
Pastikan pemasok tenaga kerja outsource adalah perusahaan resmi dan memiliki sistem manajemen yang baik, seperti berlisensi ISO 9001 atau memiliki sertifikasi keahlian yang dipersyaratkan. Tidak ada salahnya bagi perusahaan untuk mengembangkan fungsi audit dalam memastikan manajemen perundangan sumber daya manusia dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan.
Perusahaan pemasok juga dipastikan memberikan pelatihan yang sesuai sehingga aspek fungsi personel dalam sistem outsourcing sesuai dengan fungsi outsourcing yang dipersyaratkan.

(3) Proses penilaian fungsi outsource
Pastikan bahwa fungsi outsource yang ada mendapatkan evaluasi dan penilaian untuk dapat memastikan bahwa performa kualitas pekerjaan sesuai dengan standar persyaratan serta target kerja sesuai dengan budget yang telah diteapkan.

Lakukan proses pengembangan fungsi sumber daya manusia secara optimal dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)